Hitta hjälp med kundreskontrainom 24 timmar.

Kundreskontrahantering omfattar normalt flödet från fakturaunderlag till registrerad betalning och uppföljning av förfallna poster. En extern reskontraservice kan avlasta ekonomiavdelningen med löpande administration, men uppdragets gränser behöver vara tydliga från start.

Vanliga moment är:

• registrering och kvalitetssäkring av kunduppgifter och fakturaunderlag
• fakturering och utskick enligt överenskommen rutin
• bevakning av förfallodatum och betalningsstatus
• betalningsmatchning mot bank- eller betaltjänsttransaktioner
• hantering av differenser, krediter och felbetalningar
• påminnelser, kravunderlag och dialog enligt fastställd process
• avstämning mellan kundreskontra, bank och huvudbok
• rapportering, exempelvis förfallolista och åldersfördelad kundreskontra.

Fakturor och andra underlag behöver bevaras enligt reglerna för räkenskapsinformation och mervärdesskatt. När ni outsourcar kundreskontran bör avtalet därför beskriva var material lagras, hur åtkomst styrs, vem som hanterar rättelser och hur underlag lämnas tillbaka vid ett leverantörsbyte. Kundreskontran blir ofta ett viktigt underlag för kassaflödesanalys och löpande ekonomisk uppföljning.

Skillnaden är enkel: kundreskontran följer pengar som företaget ska få in, medan leverantörsreskontran följer pengar som företaget ska betala ut. Båda är detaljerade sidoregister som behöver stämmas av mot huvudboken, men de har olika motparter, dokument och risker.

Att hålla isär processerna gör ansvar, behörigheter och rapportering tydligare. Behöver ni ett större helhetsupplägg kan kundreskontran samordnas med ekonomisk förvaltning eller hanteras av en redovisningskonsult.

När kundreskontran läggs ut kan leverantören sköta den operativa administrationen, medan företaget behåller beslut som kräver verksamhetskunskap eller intern kontroll. En tydlig ansvarsmatris minskar risken för att fakturor skickas fel, att påminnelser går till fel kund eller att differenser blir liggande.

Be även om överenskommelse om svarstider, rapportformat, kontaktvägar, systemåtkomst, personuppgiftsbiträdesavtal och rutin vid incidenter. Om gamla öppna poster ska rättas är det ofta ett separat projekt, inte en del av den löpande hanteringen.

Det finns inget verifierat svenskt prisintervall i det tillhandahållna underlaget för kundreskontraservice. Jämför därför inte enbart timpris eller månadsavgift. Be varje leverantör att specificera volym, inkluderade moment, systemkostnader och arbete som debiteras utöver basuppdraget.

Priset styrs främst av antal fakturor och kunder, antal bolag, integrationsnivå, betalningssätt, valutor, omfattningen av påminnelsearbete, rapporteringskrav och kvaliteten på historiska data. Implementering, uppstädning av gammal reskontra, inkassoåtgärder och komplicerade differenser är vanliga exempel på arbete utanför löpande basleverans.

Beskriv ert behov hos LeadHive och jämför inkomna offerter utifrån samma underlag. För företag som vill sätta reskontran i ett större ekonomiskt sammanhang kan även Redovisning och Ekonomi och ekonomisk rådgivning vara relevanta.