Hitta hjälp med leverantörsreskontrainom 24 timmar.

Vad ingår i hantering av leverantörsreskontra?

Hantering av leverantörsreskontra omfattar normalt flödet från att en leverantörsfaktura kommer in tills den är bokförd, betald och avstämd. Omfattningen ska alltid avtalas tydligt, eftersom ansvaret för attest, betalningsgodkännande och leverantörskontakt kan ligga antingen hos företaget eller hos konsulten.

En löpande tjänst kan innehålla registrering av digitala leverantörsfakturor, kontroll av obligatoriska uppgifter, kontering av leverantörsfakturor, matchning mot inköpsorder eller underlag, cirkulering för attest och bevakning av förfallodatum. Därefter kan konsulten skapa betalningsförslag eller betalningsfiler, medan en behörig företrädare hos företaget godkänner själva betalningen enligt överenskommen rutin.

Andra vanliga delar är kontroll av dubbletter, hantering av krediteringar, utredning av fakturor som saknar underlag samt periodisering när kostnaden hör till en annan period. I månadsarbetet ingår ofta att stämma av öppna poster och leverantörsskulder mot huvudboken. Det ger ett bättre underlag för kassaflödesanalys, månadsrapportering och bokslut.

Be särskilt om en skriftlig gränsdragning för vad som är basuppdrag och vad som debiteras som tillägg. Uppstart, systemintegrationer, migrering av öppna fakturor, utformning av attestflöden, historisk uppstädning, särskilda rapporter och omfattande leverantörskontakt är exempel på arbeten som ofta ligger utanför den löpande hanteringen.

Så fungerar processen från faktura till avstämning

Leverantörsreskontran fungerar genom att varje inkommande faktura registreras med rätt leverantör, belopp, förfallodatum, momsuppgifter och bokföringsinformation. Den öppna posten ligger kvar i reskontran tills betalningen bokförs eller fakturan krediteras. Då kan företaget följa både kommande utbetalningar och obetalda leverantörsskulder.

1. Ta emot och registrera. Fakturan kommer in via exempelvis e-faktura, e-post eller skanning och kopplas till rätt leverantör.
2. Kontrollera underlag. Belopp, fakturanummer, betalningsvillkor och koppling till beställning eller leverans granskas enligt företagets rutin.
3. Kontera och periodisera. Kostnaden bokförs på rätt konto, kostnadsställe, projekt och period. Ingående moms behöver också hanteras utifrån fakturaunderlag och företagets momsredovisning.
4. Sakgranska och attestera. Rätt person bekräftar att varan eller tjänsten har mottagits och att kostnaden är godkänd.
5. Förbered betalning. Godkända fakturor tas med i betalningsförslag med hänsyn till förfallodatum, likviditet och behörighetsrutiner.
6. Bokför betalning och stäm av. När betalningen genomförts matchas den mot fakturan. Öppna poster och skuldposter stäms regelbundet mot huvudboken.

En redovisningskonsult kan ansvara för den praktiska administrationen, men företaget bör behålla kontrollen över behörigheter, attestordning och beslut om utbetalningar. För verksamheter med återkommande momsredovisning behöver fakturaflödet även fungera ihop med momsdeklaration. Skatteverket beskriver regler för fakturering enligt momslagen, vilket gör att underlag och uppgifter på fakturor behöver hanteras strukturerat.

Kundreskontra och leverantörsreskontra – skillnaden

Skillnaden är enkel: kundreskontran följer pengar som företaget ska få in, medan leverantörsreskontran följer pengar som företaget ska betala ut. Båda är viktiga detaljregister, men de har olika roll för kassaflöde, balansräkning och ansvar.

Båda reskontrorna bör vara avstämda inför rapportering och bokslut. Om det finns differenser behöver de utredas innan siffrorna används i ekonomiska beslut eller i årsredovisning.

Outsourcing av leverantörsreskontra – så jämför du offerter

Ja, ett företag kan outsourca leverantörsreskontran helt eller delvis. Det passar exempelvis när fakturavolymerna ökar, när ekonomiavdelningen behöver avlastning eller när verksamheten vill få bättre struktur kring digitala leverantörsfakturor. Uppdraget kan utföras i företagets befintliga system eller i konsultens lösning, men systemansvar och informationsflöden måste vara tydliga före start.

Vid offertjämförelse bör du begära samma omfattning från varje leverantör. Annars kan två priser avse helt olika tjänster. Ange antal fakturor per månad, antal bolag och valutor, vilka system som används, antal attestled, önskad rapportering samt om konsulten ska föreslå betalningar eller även sköta annan administration. Beskriv även vem som ansvarar för leverantörsfrågor, felaktiga fakturor och behörighetsadministration.

Bedöm leverantören på systemvana, kapacitet, arbetssätt vid avvikelser, säkerhet, dokumentation, tillgänglighet och referenser. Be om ett konkret svar på hur öppna poster tas över vid uppstart och hur avstämningar dokumenteras. För företag som behöver bredare stöd kan leverantörsreskontran kombineras med ekonomisk rådgivning eller andra tjänster inom Redovisning och Ekonomi.

Pris för leverantörsreskontra

Det saknas ett offentligt verifierat prisintervall i underlaget för denna tjänst. Leverantörer kan i stället prissätta per timme, per hanterad faktura eller som fast månadsavgift. Jämför därför total omfattning och eventuella tillägg, inte bara den angivna prismodellen. Fakturavolym, system, antal bolag, integrationsbehov, attestflöde, komplexitet, rapportering och uppstartsarbete är vanliga prisdrivare.