Vad kostar en bakgrundskontroll för ett mindre tjänsteföretag?

Begär att varje offert redovisar pris per person, start- eller uppläggningsavgift, minsta beställningsvolym, internationella tillägg, expressavgift och moms. Kontrollera även om manuell granskning, kontakt med kandidaten, referenstagning och rättelse av felaktiga uppgifter ingår. Ett lågt listpris säger lite om flera nödvändiga moment faktureras separat.

Räkna fram effektiv kostnad per använd kontroll. Anta som räkneexempel, inte som marknadspris, att fem kontroller kostar 1 000 kronor styck och att leverantören tar 1 500 kronor i startavgift. Totalkostnaden blir 6 500 kronor, motsvarande 1 300 kronor per genomförd kontroll. Om ett paket innehåller tio kontroller men bara fem används ska hela paketkostnaden slås ut på dessa fem.

Styckpris passar ofta företag som rekryterar sporadiskt. Paket kan löna sig när flera montörer eller servicetekniker ska tas in under samma period. Abonnemang blir främst relevant vid löpande rekrytering eller återkommande granskning av underleverantörer. Fråga alltid om oanvända kontroller förfaller, om avtalet förlängs automatiskt och om olika kontrollnivåer kan kombineras. Jämför därefter totalkostnaden för det antal personer ni realistiskt räknar med att kontrollera under året.

Skapa två eller tre fasta nivåer innan företaget börjar beställa kontroller. En grundnivå kan omfatta identitet, relevant arbetslivshistorik och referenser. En förhöjd nivå kan även verifiera körkort, utbildning, yrkesbevis och behörigheter. Mer ingripande granskning bör reserveras för roller med tydligt säkerhetsansvar, stora ekonomiska befogenheter eller tillgång till särskilt skyddsvärd information.

Anpassa innehållet till uppdraget. För en elektriker eller installatör kan dokumenterad kompetens och rätt yrkesbehörighet vara mer relevant än en bred internetsökning. För en underleverantör kan företagsregistrering, ansvarsförsäkring, referensprojekt, skatteregistrering och ekonomisk stabilitet ge bättre beslutsunderlag än personkontroller av hela arbetsstyrkan. Individkontroll kan däremot behöva övervägas för den som självständigt arbetar i kunders bostäder eller hanterar nycklar och larm.

En HR-konsult kan hjälpa till att dokumentera nivåerna, medan en rekryterare kan bygga in dem på rätt plats i urvalsprocessen. Kontrollen ersätter inte strukturerade intervjuer, referenser, introduktion, arbetsledning eller tydliga attestregler. Den bör fungera som ett av flera beslutsunderlag, inte som ett automatiskt godkännande eller avslag.

En bakgrundskontroll innebär behandling av personuppgifter. Företaget behöver därför ange ett tydligt ändamål, fastställa rättslig grund, begränsa kontrollen till nödvändiga uppgifter och bestämma åtkomst samt gallring. Kandidaten ska få begriplig information om behandlingen. Att en uppgift går att hitta på internet betyder inte i sig att arbetsgivaren får registrera och använda den i en rekrytering.

Be leverantören redovisa vilka källor som används, var informationen lagras, vilka underleverantörer som deltar och hur kandidaten kan få en felaktig träff rättad. Klargör också vem som är personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde och om ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs. Uppgifter om lagöverträdelser omfattas av särskilda begränsningar. Kontrollera därför leverantörens rättsliga stöd och ta juridisk hjälp innan sådana uppgifter behandlas.

Dataskyddet hör hemma i prisjämförelsen. En billig rapport kan bli kostsam om den saknar källförklaring, gallringsfunktion, säker överföring eller manuell kvalitetskontroll. Be om separata besked om lagringstid, support vid kandidatfrågor, rättelsehantering och radering. Dokumentera till sist varför varje kontrollmoment är relevant för rollen. Det gör processen mer konsekvent och minskar risken för att likvärdiga kandidater bedöms efter olika kriterier.

Bakgrundskontrollen skapar inte fler uppdrag på egen hand. Affärsvärdet uppstår när den hjälper företaget att ta in rätt medarbetare eller underleverantör och därmed leverera fler arbeten utan att utsätta kunderna eller verksamheten för en omotiverad risk. Lägg därför kontrollen i samma kalkyl som rekrytering, introduktion, utrustning, arbetsledning och förväntat täckningsbidrag.

Räkna exempelvis på hur många ytterligare arbetstimmar eller uppdrag den nya kapaciteten kan hantera per månad. Jämför sedan det förväntade bidraget med samtliga etableringskostnader. Om personen får begränsad åtkomst och arbetar under uppsikt kan en grundkontroll räcka. Om personen ska arbeta ensam i bostäder, attestera inköp eller administrera kunduppgifter kan en mer omfattande men fortfarande proportionerlig kontroll vara rimlig.

När kompetens, behörigheter och rutiner är på plats behöver kapaciteten fyllas med relevanta uppdrag. LeadHive förmedlar kvalificerade kundförfrågningar till anslutna tjänsteföretag. Företaget betalar per lead och har ingen bindningstid, vilket gör inflödet lättare att anpassa efter bemanning, geografi och orderläge. Är ni redo att ta emot fler kunder kan ni registrera företaget hos LeadHive.