Hitta hjälp inom administration

Utgå från vad du vill få gjort, snarare än från en bred beställning av ”administrativ hjälp”. Skillnaden mellan tjänsterna handlar framför allt om materialet, arbetsmomentet och vilket resultat du behöver.

• Datainmatning passar när uppgifter ska registreras eller flyttas till ett kalkylblad eller system. Beskriv antal poster, vilka fält som ska fyllas i och om uppgifterna behöver kontrolleras mot originalet.
• Dokumenthantering passar när digitala eller fysiska handlingar behöver sorteras, namnges och bli lättare att hitta. Det kan även handla om att skilja aktuella versioner från äldre kopior.
• Arkivering passar när avslutade handlingar ska ordnas för förvaring och framtida åtkomst. Ange materialets omfattning och hur ofta du behöver kunna ta fram det.
• Digitalisering av dokumentation passar när papper ska bli digitala filer. Bestäm om du behöver bildkopior, sökbara PDF-filer eller information som går att bearbeta vidare.
• CRM-administration gäller kundregister och kundflöden, exempelvis uppdatering av kontaktuppgifter, hantering av dubbletter och strukturering av kundinformation.
• Outsourca kundtjänst passar när behovet främst är att besvara och följa upp kundärenden. Beskriv kontaktkanaler, öppettider och vilka frågor leverantören ska kunna hantera.

Tjänsterna kan kombineras. Ett pappersarkiv kan exempelvis först behöva sorteras, sedan skannas och slutligen organiseras i en digital mappstruktur. Be då om en offert där varje arbetsmoment framgår, så att du kan se vad som ingår.

Att hyra administratör kan passa när du behöver en person som arbetar med flera olika uppgifter under en period. Det kan exempelvis gälla en arbetstopp eller tillfällig avlastning. Hos ett bemanningsföretag inom administration bör du fråga om personens systemvana, tillgänglighet, introduktion och hur ersättare hanteras vid frånvaro.

Konsultuthyrning inom administration kan också vara ett alternativ när uppdraget kräver särskild erfarenhet, exempelvis att strukturera ett dokumentflöde. Beskriv kompetensen du behöver och vilket ansvar personen ska ta, inte bara önskad yrkestitel.

Att rekrytera administratör är ett annat upplägg: då söker du någon att anställa för ett mer varaktigt behov. Ett rekryteringsföretag inom administration kan hjälpa till med delar av urvalet. Be om tydlighet kring vilka moment rekryteringstjänsten omfattar och vilka villkor som gäller.

Om du främst vill få en bestämd uppgift utförd är en avgränsad tjänst ofta enklare att jämföra än bemanning. Vid administration på entreprenad behöver ni särskilt tydliggöra vilket arbete leverantören ansvarar för, hur leveransen följs upp och vad du själv behöver bidra med.

För administrativt distansstöd från en frilansande virtuell assistent anges ungefär 300–700 kronor per timme i en svensk prisguide från Spiris. Intervallet är en orientering för den typen av tjänst, inte ett generellt pris för bemanning, rekrytering eller arkivering. Priset varierar med erfarenhet, arbetsuppgifter och uppdragets omfattning. Be alltid om ett slutpris inklusive moms om du beställer som privatperson; kontrollera om det offererade timpriset anges inklusive eller exklusive moms.

För kalenderhantering, mejlstöd och registeruppdatering kan timpris vara ett användbart jämförelsemått. Be samtidigt om en uppskattning av tidsåtgången och ett kostnadstak. Ett lägre timpris behöver inte innebära en lägre total kostnad om arbetet tar längre tid eller kräver mer efterkontroll.

Vid datainmatning, skanning och sortering av dokument är mängden och materialets skick viktiga prisfaktorer. Handskrivna uppgifter, osorterade papper, dubbletter och behov av manuell kontroll kan göra arbetet mer tidskrävande. Be om fast pris eller ett volymbaserat pris när leveransen går att avgränsa.

Kontrollera även om introduktion, möten, programåtkomst, hämtning av material och rättningar ingår. För återkommande administration bör offerten visa vad som händer om den avtalade omfattningen överskrids och om oanvänd tid kan utnyttjas senare.

Skriv vad som ska göras, ungefär hur mycket material det gäller och när du vill att arbetet ska vara klart. Ange om du behöver en engångsinsats, återkommande hjälp eller vill hyra personal inom administration. Berätta också om arbetet kan göras på distans eller behöver utföras på en viss ort.

Nämn vilka program och filformat som används, men skicka inte lösenord eller känsliga handlingar i den första förfrågan. Beskriv i stället materialets typ och vilka praktiska förutsättningar leverantören behöver känna till.

Be om en offert med tydlig omfattning, pris inklusive moms för privat beställning, eventuella tillägg och uppskattad leveranstid. Om du är osäker på tjänst kan du beskriva problemet och önskat resultat i offertformuläret. Då kan leverantören föreslå ett lämpligt upplägg.