AdminHuset
Administratör
Hela Sverige
Redovisning och Ekonomi · Administration
VerifieradSe profil
Hitta hjälp med outsourca kundtjänst
Beskriv vad som ska göras så skickar vi din förfrågan till företag som utför outsourca kundtjänst nära dig – gratis och utan förpliktelser.
Vad behöver du hjälp med?
Välj tjänst – det tar ungefär två minuter.
Vald tjänst
Outsourca kundtjänst
Eller välj en annan tjänst
Kostnadsfritt · Inga förpliktelser · Du väljer själv vilket erbjudande du tackar ja till
- anslutna företag
- 700+
- anslutna företag
- tjänster att välja bland
- 6
- tjänster att välja bland
- för dig – alltid
- 0 kr
- för dig – alltid
Företag som tar emot förfrågningar
AdminHuset
Nomadica Consulting AB
Redofix AB
Optinoma AB
IMJ Städservice
ELWI ConsultingGuide
Om outsourca kundtjänst
I korthet
Att outsourca kundtjänst innebär att anlita en extern leverantör för att hantera hela eller delar av företagets kundkontakter. Uppdraget kan omfatta telefon, mejl, chatt och sociala medier. Beställare och leverantör avtalar om öppettider, bemanning, befogenheter och uppföljning, medan frågor som kräver interna beslut förs vidare enligt överenskomna rutiner.
Uppdaterad
Redo att jämföra?
Få offerter på outsourca kundtjänst från företag nära dig.
Gratis och utan förpliktelser. Du väljer själv om du vill gå vidare.
- Företag på LeadHive
- 6
- Företag på LeadHive
- Förfrågningar
- 1
- Förfrågningar
Extern kundtjänst kan vara ett alternativ när ni behöver avlastning, täckning vid arbetstoppar eller hjälp i särskilda kanaler. Börja med att avgränsa vilka ärenden leverantören ska lösa och vilka ni behåller internt. Beskriv ert projekt på LeadHive och jämför inkomna offerter utifrån samma omfattning.
Vilka uppdrag passar att lägga hos extern kundtjänst?
Tydligt avgränsade och återkommande ärenden är en bra utgångspunkt för outsourcing. Exempel är orderstatus, bokningsfrågor, produktinformation, returvägledning och inledande felsökning med stöd av instruktioner. Ange vad leverantören får besvara själv, vilka åtgärder personalen får utföra och när ärendet ska lämnas vidare.
Ni behöver inte lägga ut hela kundservicen. Ett uppdrag kan begränsas till mejlhantering, telefon under bestämda tider eller extra kapacitet under en kampanj. Skilj mellan att ta emot ett ärende och att lösa det: en meddelandeservice är inte samma leverans som kundservice med åtkomst till order- och ärendesystem.
För klagomål, ekonomiska undantag och tekniskt svåra frågor bör det finnas en namngiven intern mottagare. Beskriv också vad den externa medarbetaren ska säga till kunden medan frågan väntar på beslut. Om uppdraget även omfattar registervård kan CRM-administration behöva avgränsas som en egen del.
Välj kanaler och bemanning efter kontaktmönstret
Utgå från när kunderna hör av sig, via vilka kanaler och hur mycket arbete ärendena kräver. Sammanställ volym per kanal och fördelning över veckan, inte bara en totalsiffra per månad. Be leverantören beskriva om personalen delas mellan flera uppdrag eller arbetar i ett dedikerat team. För telefon och chatt behöver ni klargöra samtidiga kontakter, köhantering och vad som händer när kapaciteten inte räcker. För mejl behöver ni bland annat bestämma prioritering och hantering av ärenden som ligger kvar mellan arbetspass.
Vad kostar det att outsourca kundtjänst?
Priset behöver bedömas utifrån omfattning och avtalsmodell. Här finns inget tillförlitligt prisunderlag för ett generellt spann i kronor. Be därför om en specificerad offert där startarbete, löpande drift och möjliga tillägg redovisas separat.
Be leverantören förklara om debiteringen sker per arbetstimme, per ärende eller som ett fast månadsupplägg. Vid ärendedebitering behöver definitionen vara tydlig: räknas en återöppnad fråga eller en kontakt i ytterligare en kanal som ett nytt ärende? Vid timdebitering behöver ni veta om utbildning, möten och dokumentation ingår i tiden.
Öppettider, språk, ärendenas komplexitet och kraven på bemanning påverkar vilket arbete som behöver prissättas. Fråga särskilt om systemlicenser, telefoni, integrationer, introduktion och extra kapacitet. Jämför total kostnad för samma antaganden om volym och servicenivå, inte enbart lägsta styckepris. Tabellen nedan är ett jämförelseunderlag, inte en prislista.
Förbered överlämningen innan kundkontakterna flyttas
En användbar överlämning innehåller svarsmallar, produktinformation, aktuella villkor och exempel på vanliga ärenden. Komplettera med en beslutsmatris som visar vem som får göra vad, exempelvis ändra en bokning eller föreslå kompensation. Testa instruktionerna på anonymiserade exempel och rätta oklarheter innan driftstart. Utse någon internt som ansvarar för att informationen hålls aktuell. Om underlaget är utspritt kan separat arbete med Dokumenthantering behövas före överlämningen.
Följ upp kvalitet, ansvar och avgränsningar
Följ upp både hur snabbt ärenden hanteras och om kunden får ett korrekt svar. Avtala om vilka mått rapporteringen ska innehålla, hur de beräknas och när ni går igenom resultatet tillsammans. Exempel på uppföljningspunkter är svarstid, kvarvarande ärenden, återkontakter och kvalitet i ett urval av avslutade ärenden.
Skilj på ett mål för verksamheten och en avtalad servicenivå. Om en viss tillgänglighet eller svarstid är viktig behöver offerten beskriva mätperiod, undantag och hur avvikelser hanteras. Bestäm även hur nya produkter, ändrade villkor och oväntade kontaktökningar ska kommuniceras.
Gå igenom vilka kunduppgifter och system leverantören behöver tillgång till. Klargör dataskyddsroller och behovet av personuppgiftsbiträdesavtal innan åtkomst ges. Begär besked om åtkomststyrning, eventuella underleverantörer och hur information lämnas tillbaka eller raderas när uppdraget avslutas. Dela inte personuppgifter eller inloggningsuppgifter i den första offertförfrågan.
Håll slutligen isär kundservice och andra administrativa arbetsuppgifter. Fler närliggande tjänster finns inom Administration.
Prisindikation
| Val | Indikation | Notering |
|---|---|---|
| Introduktion och överlämning | Pris enligt specificerad offert | Be om kostnad för utbildning, kunskapsunderlag, testärenden och projektledning. Klargör vad som ingår i uppstarten. |
| Löpande kundservice | Begär pris per timme, ärende eller månad | Jämför samma kanaler, volymer, öppettider och ansvar. Be om minsta debitering och definition av ett debiterbart ärende. |
| System och telefoni | Begär separat kostnadsredovisning | Kontrollera om licenser, samtalskostnader och integrationer ingår eller tillkommer. |
| Extra kapacitet och utökade tider | Begär villkor och tilläggspriser | Specificera arbetstoppar, kvällar, helger och extra språk. Be leverantören beskriva förutsättningarna för ändrad bemanning. |
Steg för steg
Så går det till.
Från första förfrågan till klart jobb – så brukar processen se ut.
1. Kartlägg behovet
Samla kontaktvolymer, vanliga ärendetyper, språk och öppettider. Markera vilka delar ni vill lägga ut och vilka beslut som ska ligga kvar hos er.
2. Skicka en avgränsad förfrågan
Beskriv omfattning, systemmiljö, önskad start och tillgängligt introduktionsmaterial på LeadHive. Använd anonymiserade exempel för att visa ärendenas svårighetsgrad.
3. Jämför inkomna offerter
Jämför bemanning, ansvar, prismodell och servicenivå på samma underlag. Be om förtydliganden kring tillägg, volymförändringar och vad leverantören inte åtar sig.
4. Genomför överlämning och testa
Fastställ instruktioner, behörigheter och eskaleringsvägar. Låt leverantören hantera testärenden och gå igenom svaren tillsammans innan ni godkänner driftstart.
5. Följ upp driften
Kontrollera rapportering och ett urval av kundärenden efter starten. Justera kunskapsunderlag och arbetssätt, och dokumentera överenskomna ändringar av omfattning eller pris.
Inför offerten
Checklista för outsourca kundtjänst
Gå igenom punkterna innan du skickar förfrågan. Då blir offerterna tydligare och lättare att jämföra. Bocka av medan du läser.
Företag
Företag som utför outsourca kundtjänst
Filtrera på region eller ort för att hitta företag nära dig.
6 företag
Se alla leverantörerNomadica Consulting AB
Redovisningskonsult
Hela Sverige
Redovisning och Ekonomi · Skatt · Administration
VerifieradSe profil
Redofix AB
Administratör
Hela Sverige
Administration · HR och Bemanning · Juridik för företag · Redovisning och Ekonomi · +1
VerifieradSe profil
Optinoma AB
Administratör
Hela Sverige
Administration · Redovisning och Ekonomi · Revision · Revision och Skatt
VerifieradSe profil
IMJ Städservice
Städare
Linköping, Sverige
Hushållsservice · Städning · Målning och Ytskikt · Administration
VerifieradSe profil
ELWI Consulting
Administratör
Hela Sverige
Administration · HR och Bemanning · Juridik för företag · Redovisning och Ekonomi · +3
VerifieradSe profil
Frågor & svar
Vanliga frågor om outsourca kundtjänst
Hittar du inte svaret? Mejla kundtjanst@leadhive.se.
Kan vi outsourca bara en del av kundtjänsten?
Ja, förfrågan kan avse en viss kanal, tidsperiod eller ärendetyp. Beskriv gränsen mot er interna kundtjänst och hur överlämningar ska fungera, så att ärenden inte hamnar mellan två ansvariga.
Vad behöver leverantören för att lämna en jämförbar offert?
Ange volym per kanal, öppettider, språk, typiska ärenden och vilka system som används. Beskriv också befogenheter, utbildningsbehov och önskad uppföljning. Om volymerna är osäkra, be om alternativa kalkyler med tydliga antaganden.
Vad är skillnaden mellan delad och dedikerad bemanning?
Delad bemanning innebär att personal arbetar med flera kunduppdrag, medan dedikerad bemanning avsätts för ert uppdrag enligt avtalet. Be leverantören förklara kontinuitet, ersättare vid frånvaro och hur kunskapen om er verksamhet upprätthålls.
Hur lång tid tar det att börja med extern kundtjänst?
Starttiden behöver bedömas utifrån systemåtkomst, utbildning och hur färdiga era instruktioner är. Be om en införandeplan med ansvariga, testmoment och kriterier för driftstart i stället för att enbart avtala ett datum.
Hur säkerställer vi att kundtjänsten ger rätt svar?
Tillhandahåll aktuella instruktioner och tydliga beslutsgränser, och utse en intern ansvarig för frågor. Följ upp ett urval av hanterade ärenden och dokumentera hur felaktiga svar rättas och återkopplas till personalen.
Hur jämför vi kostnaden för att outsourca kundservice?
Jämför totalpriset för samma volym, kanaler och öppettider. Ta med introduktion, systemkostnader och tillägg. Be även leverantören visa hur fakturan förändras vid högre volym eller fler återkontakter än väntat.
Vad bör avtalet säga om avslut av uppdraget?
Klargör uppsägningstid, hantering av öppna ärenden och hur dokumentation överlämnas. Bestäm också hur systemåtkomst stängs och kundinformation hanteras, samt om överlämningsarbete till er eller en ny leverantör kostar extra.
Mer inom Administration
Andra tjänster i samma grupp
Allt inom Administration
Utförs vanligtvis av administratör.
Områden
Alla områdenOutsourca kundtjänst nära dig
Välj region eller ort för att hitta företag som utför outsourca kundtjänst i ditt område.
Regioner
Fler regioner och orter hittar du under Områden eller när du filtrerar bland företagen.