Kundregistret är ditt företags eget register över kunderna. Du hittar det under Kunder i Boka-appen. Kunder läggs till automatiskt när de bokar, och du kan också lägga in en kund själv före det första besöket.
Det här finns på varje kund
Klicka på en kund i listan för att öppna kundkortet:
- Kontaktuppgifter: namn, e-post och telefon. E-post och telefon är valfria.
- Kundanteckning: en intern anteckning som gäller alla besök, till exempel önskemål eller allergier. Den visas aldrig för kunden.
- Besökshistorik: kundens bokningar, och under varje besök den interna Besöksanteckningen och nästa steg (till exempel Klart för nu eller en uppföljning).
Kontaktuppgifter och anteckningar sparas krypterade. Från kundkortet kan du också välja Boka nytt besök.
Lägg till eller ändra en kund
- Gå till Kunder.
- Klicka på Lägg till kund, eller öppna en kund och klicka på Redigera.
- Fyll i namn och det du vill spara, och klicka på Spara kund.
Det kan administratörer och personal som hanterar alla bokningar göra. Inget meddelande skickas till kunden när du lägger till eller ändrar den. Finns det kunder i tidigare bokningar som inte ligger i registret ser administratörer knappen Hämta tidigare kunder, som hämtar kontaktuppgifterna utan att skicka något till kunderna.
Vad får jag skriva i anteckningarna?
Skriv bara det som behövs för att utföra tjänsten. Uppgifter om hälsa, till exempel allergier eller vilket område en behandling gäller, är tillåtna när de behövs för att utföra tjänsten säkert. Du ansvarar för att ha stöd för det, normalt kundens uttryckliga samtycke. Personnummer får inte skrivas in.
LeadHive Boka är inget journalsystem. Omfattas din verksamhet av patientdatalagen ska journalen föras i ett journalsystem som uppfyller de kraven.
Vem ser vad?
- Administratörer ser hela kundregistret och kan importera, exportera och radera kunder.
- Övrig personal ser bara kunder som har bokat hos dem själva, med sina egna besök.
Administratörer kan se vem som har läst eller ändrat en kunds anteckningar. Öppna kunden, välj Integritet, export och radering och sedan Åtkomstlogg för anteckningar.
Exportera kunder
- En kund: öppna kunden, välj Integritet, export och radering och klicka på Ladda ner uppgifterna. Du får en fil med kontaktuppgifter, bokningar och besöksanteckningar, till exempel när en kund ber om ett registerutdrag.
- Hela registret: klicka på Integritet och export överst i Kunder och välj Kundregister (CSV) eller Bokningshistorik (CSV). Filerna öppnas i Excel.
Exporter loggas, och du ansvarar för filen efter att du har laddat ner den.
Vanliga frågor
Varför ser jag inte alla kunder?
Är du inte administratör ser du bara kunder som har bokat hos dig. Administratören hanterar hela kundregistret.
Ser kunden mina anteckningar?
Nej. Kundanteckningen och besöksanteckningarna är interna och visas aldrig för kunden, varken på bokningssidan eller i mejl.
Hur raderar jag en kund som ber om det?
Öppna kunden, välj Integritet, export och radering och klicka på Radera kunden. Det kräver att du är administratör. Läs mer i Hur länge sparas mina kunders uppgifter?.
Var detta till hjälp?