Hitta hjälp med personaladministration

När är personaladministration rätt tjänst?

Tjänsten passar särskilt bra när:

• ni växer och HR-uppgifterna ökar snabbare än interna resurser
• chefer lägger mycket tid på administration i stället för ledarskap
• ni vill minska sårbarhet vid sjukfrånvaro/semester hos HR eller administration
• ni behöver bättre struktur, dokumentation och uppföljning

Behovet kan vara återkommande (t.ex. några timmar/vecka) eller projektbaserat (t.ex. sätta rutiner, mallar och processer). Om ni samtidigt behöver operativt HR-stöd på plats kan en lösning med HR-interim eller en extern HR-konsult vara ett komplement.

Vad ingår i personaladministration?

Upplägget varierar mellan leverantörer, men vanligt innehåll är:

Administration kring anställning och förändringar

• anställningsavtal, ändringsavtal och intyg
• onboarding-checklistor och introduktionsflöden
• hantering av provanställning, förlängningar och avslut

Löpande personalärenden

• frånvaro- och ledighetsadministration (inkl. VAB/sjukfrånvaro-rutiner)
• uppdatering av personalregister och behörigheter
• stöd till chefer i återkommande personalfrågor

Struktur, dokument och styrning

• mallar, rutiner och dokumentation för personalprocesser
• uppdatering/framtagning av Personalhandbok och Policyarbete
• kvalitetskontroller och ordning i personalakter

HR-processer i vardagen

• stöd i planering och uppföljning av Medarbetarsamtal
• koordinering vid förändringar, t.ex. i samband med Uppsägningar och omstrukturering

Om frågor berör lag och avtal är det ofta klokt att koppla på Arbetsrättslig rådgivning så att rutiner och dokument blir korrekta från början.

Pris och kostnadsfaktorer

Kostnaden för personaladministration påverkas främst av omfattning och komplexitet. Vanliga prismodeller är timpris, fast månadspris (retainer) eller paket för en specifik leverans.

Faktorer som påverkar priset

• Omfattning: antal anställda, volym av ärenden och hur ofta ni behöver stöd
• Upplägg: löpande administrativ avlastning vs. projekt (t.ex. bygga rutiner)
• System och arbetssätt: vilka HR-system, dokumentflöden och godkännanden som finns
• Krav på specialistkompetens: t.ex. koppling till arbetsrätt, kollektivavtal eller komplexa förändringar
• Svarstider och tillgänglighet: behov av snabb hantering och kontaktvägar

För att få en träffsäker prisbild är det bra att beskriva nuläge, mål och ungefärlig volym. Med LeadHive kan du kostnadsfritt ta in och jämföra offerter utifrån just era förutsättningar.

Så väljer du rätt leverantör

Använd gärna följande kriterier när du jämför företag och konsulter:

1) Tydlig scope och ansvar

Be om en kort beskrivning av vad som ingår, vad som inte ingår och vem som ansvarar för vad (chef, HR, leverantör). En bra leverantör hjälper ofta till att skapa en enkel ärendekanal och tydliga SLA:er.

2) Rutiner för kvalitet och sekretess

Personaldata är känslig. Säkerställ att leverantören har genomtänkta arbetssätt för åtkomst, dokumentation, versionshantering och hantering av personuppgifter.

3) Bransch- och organisationsvana

Olika branscher och storlekar kräver olika nivå av struktur. Fråga efter liknande uppdrag och hur de brukar sätta upp processer som håller över tid.

4) Skalbarhet och kontinuitet

Om ni växer snabbt kan det vara viktigt att kunna skala upp stödet. I vissa fall är en kombination av löpande personaladministration och en HR-konsult för mer kvalificerade HR-frågor mest kostnadseffektivt.

Vill du spara tid i urvalet? Skicka en förfrågan via LeadHive så kan du kostnadsfritt jämföra offerter från relevanta aktörer och välja utifrån pris, arbetssätt och erfarenhet.

Så går det till via LeadHive

1. Beskriv ert behov: omfattning, antal anställda, önskat upplägg och eventuella deadlines.
2. Matchning mot rätt kompetens: vi kopplar ihop dig med leverantörer som passar för personaladministration.
3. Jämför offerter: titta på pris, ingående moment, arbetssätt och tillgänglighet.
4. Starta samarbetet: ni sätter gemensamma rutiner för ärendehantering, uppföljning och rapportering.

Det är kostnadsfritt att använda LeadHive för att jämföra offerter, och du väljer själv om du vill gå vidare.