Hur kopplar jag Google eller Outlook så att andra möten blockerar tider?

Har du möten i Google Kalender eller Outlook kan de blockera tider i LeadHive Boka, så att kunderna inte bokar dig när du är upptagen. LeadHive läser bara när du är upptagen. Boka-bokningarna skrivs aldrig in i din Google- eller Outlook-kalender.

Koppla kalendern

1. Gå till Kalender › Inställningar › Kalender.
2. Under Blockera tider med externa möten, öppna Anslut ett konto eller uppdatera kalenderlistan.
3. Klicka på Anslut Google eller Anslut Outlook och logga in på ditt konto.
4. När du kommer tillbaka står det att kalenderkontot är anslutet. Inget blockeras ännu.
5. Klicka på Välj vad kalendern påverkar.
6. Under Vilka kalendrar innehåller andra möten? kryssar du i de kalendrar som ska blockera.
7. Under Vilkas bokningsbara tider ska påverkas? kryssar du i personerna. Administratörer och platsansvariga kan också välja rum eller utrustning, se Hur lägger jag in rum och utrustning som personalen delar?.
8. Klicka på Förhandsvisa påverkan. Du ser vilka tider som skulle blockeras den närmaste veckan och om några bokade besök krockar.
9. Klicka på Aktivera för dessa val.

Så fungerar blockeringen

• Bara de personer och rum du valde påverkas. Övrig personal behåller sina tider.
• Vi läser bara när du är upptagen. Titlar och deltagare sparas inte och visas inte.
• Ett nytt möte i Google eller Outlook blockerar tiden inom några minuter.
• En upptagen tid går inte att boka, inte ens när du lägger in en bokning själv.
• Arbetstider och ledighet i LeadHive gäller som vanligt.
• Bokningar som redan finns flyttas inte. Krockar något visar förhandsvisningen det, och du hanterar bokningen i kalendern.
• Kalendern läses högst 62 dagar framåt. Tar stället emot bokningar längre fram än så kan kunderna inte boka personen efter den gränsen medan blockeringen är på.

I kalendern i Boka-appen syns de blockerade tiderna som Extern kalender.

Välj inte kalendern med dina LeadHive-bokningar

Har du lagt in dina LeadHive-bokningar i Google eller Outlook, till exempel med en kalenderlänk, ska du inte välja den kalendern här. Välj bara kalendrar med andra möten.

Ändra eller pausa

• Ändra kalenderval – byt kalendrar, personer eller rum. Du förhandsvisar och aktiverar igen.
• Pausa blockering – kalendern slutar påverka bokningsbara tider. Bokningar, schema och ledighet finns kvar.
• Förhandsvisa och aktivera – startar en pausad blockering igen.

Bara den som äger kalenderkontot kan välja vilka av kontots kalendrar som används.

Om kopplingen slutar fungera

Kan vi inte läsa kalendern en stund använder vi de upptagna tider vi såg senast. Behöver kontot anslutas igen klickar du på Anslut Google igen eller Anslut Outlook igen. Stället får också ett mejl om att kalendern behöver kopplas om, högst en gång i veckan per person. Tills dess kan nya möten i kalendern krocka med bokningar.