Kunder som ringer eller kommer in lägger du in i kalendern i Boka-appen. Bokningen räknas precis som en bokning på leadhive.se och blockerar tiden direkt.
Lägg in en bokning
- Öppna Kalender i Boka-appen och klicka på Ny bokning (på mobilen heter knappen Boka). Du kan också klicka på en tom tid i dagvyn och välja Ny bokning vid den tiden.
- Under Kund skriver du namnet. Finns kunden redan i kundregistret kan du välja hen i listan. Mobil och e-post är valfria.
- Klicka på Välj tjänst och tid. Välj tjänst, person (eller Valfri) och en ledig tid.
- Klicka på Granska bokningen.
- Välj om kunden ska få mejl med Skicka bekräftelse till kunden. Det är påslaget när du har fyllt i en e-postadress.
- Skriv vid behov en Intern bokningsanteckning. Den syns inte för kunden.
- Klicka på Lägg in.
Har du fyllt i ett svenskt mobilnummer kan du också slå på Sms-påminnelse. Gör det bara om kunden har bett om det. Läs mer i Hur skickar jag sms-påminnelser till mina kunder?.
Använder stället Leadhive Pay står det i dialogen vad som händer med betalningen innan du lägger in bokningen. Läs mer i Hur tar jag betalt online med Leadhive Pay?
Boka en tid utanför reglerna
Ibland vill du boka in en kund på lunchen eller efter stängning. Det går:
- Slå på Visa även tider utanför bokningsreglerna. Då visas fler tider, och varje tid säger vilken regel den bryter mot, till exempel Lunch eller Jobbar inte.
- Eller klicka på Annan tid och välj vilket datum och vilken femminuterstid som helst.
Innan bokningen sparas ser du vilken regel tiden bryter mot och klickar på Lägg in ändå.
Vissa krockar går aldrig att köra över: en annan bokning och pausen runt den, restid till ett hembesök, ett möte i LeadHive Meet, en upptagen tid i en kopplad kalender och ett rum eller en utrustning som redan är bokad.
Drop-in
För en kund som står i dörren:
- Klicka på pilen bredvid Ny bokning och välj Drop-in nu. I dagvyn finns också Drop-in nu överst i varje persons kolumn.
- Välj person och tjänst.
Bokningen börjar nu och inget mejl skickas. Kräver stället att kunden betalar innan bokningen bekräftas fyller du också i kundens namn och e-post, och kunden får en betalningsinbjudan. Har du valt fel kan du klicka på Ångra direkt efteråt. Har personen en bokning strax efter säger vi det, så att du kan välja en annan person eller en kortare tjänst. Drop-in fungerar för tjänster på stället som har längd och pris.
Dag, vecka och lista
Under Visa väljer du hur kalendern ska se ut:
- Dag – en kolumn per person. Klicka på en tom tid för att lägga in en bokning eller ledighet.
- Vecka – hela veckan. Finns på större skärmar.
- Lista – bokningarna under Kommande, Tidigare och Avbokade. Den som ser alla bokningar kan söka på kundens namn, telefon eller e-post.
Med pilarna byter du dag eller vecka, och med personväljaren visar du en person i taget. Har företaget flera ställen kan du visa alla på en gång. Ledighet och tider som en kopplad kalender blockerar syns också i kalendern.
Boka igen
Öppna en bokning och klicka på Boka igen. Då öppnas en ny bokning med samma kund, tjänster och person, och snabbval för samma veckodag och tid om 1 v, om 2 v och om 4 v.
Vanliga frågor
Får kunden en bekräftelse när jag bokar åt hen?
Bara om du har fyllt i e-post och Skicka bekräftelse till kunden är påslaget. Påminnelsen före besöket skickas ändå om stället skickar påminnelser och kunden har en e-postadress. För bokningar du lägger in själv skickar vi högst 30 mejl till kunder per dygn och företag och högst 3 till samma kund. Är taket nått ser du det direkt, och då behöver du kontakta kunden själv.
Kan personalen lägga in bokningar?
Ja. En medarbetare kan lägga in bokningar åt sig själv. Den som har rollen reception eller platsansvarig, och administratörer, kan boka åt alla.
Vad är skillnaden mellan Ny bokning och Drop-in nu?
Ny bokning är för en tid framåt, med kunduppgifter och bekräftelse. Drop-in nu är för en kund som är på plats: bara person och tjänst, och tiden börjar direkt.
Var detta till hjälp?