Hitta hjälp med kvalitetsrevision

En kvalitetsrevision blir jämförbar först när uppdraget är tydligt beskrivet. Ange därför vilka delar av verksamheten som ska granskas: exempelvis inköp, produktion, leverans, kundservice, avvikelsehantering eller ledningens uppföljning. Beskriv också vilka kriterier som ska användas, till exempel egna rutiner, kundkrav, avtal eller ISO 9001.

En extern kvalitetsrevision kan ge ett fristående perspektiv på utvalda processer. En intern kvalitetsrevision används i stället när organisationen vill följa upp sitt eget system med en revisor som är tillräckligt oberoende från det arbete som granskas. Behöver ni stöd med återkommande intern granskning kan ni även läsa om internrevision.

Kvalitetsrevision ska inte blandas ihop med finansiell revision. Finansiell revision fokuserar på redovisning och årsredovisning, medan kvalitetsrevision granskar hur verksamheten uppfyller utvalda kvalitetskrav. För frågor om den bredare tjänstekategorin finns Revision.

En kvalitetsrevision inleds vanligtvis med att revisorn sätter sig in i uppdragets kriterier och granskar tillgänglig dokumentation. Därefter samlas objektiva underlag genom exempelvis intervjuer, genomgång av register och stickprov i utvalda processer. Vad som granskas ska följa den avgränsning som ni har kommit överens om, inte en allmän bedömning av hela företaget.

Efter granskningen sammanställs resultatet i en rapport. Be om att offerten tydligt anger rapportformatet: ska den innehålla en sammanfattning, iakttagelser kopplade till varje kriterium, identifierade avvikelser, rekommenderade prioriteringar eller förslag till uppföljning? Det gör det enklare att bedöma vad ni faktiskt köper.

En konsultledd granskning är inte samma sak som certifiering. Om syftet är att bli eller fortsätta vara certifierad behöver ni skilja på förberedande revision, intern revision och revision som genomförs av ett certifieringsorgan. Beskriv därför er situation redan i förfrågan, särskilt om ISO 9001 är ett uttalat krav från kund eller ledning.

När ni begär offert för kvalitetsrevision är omfattningen viktigare än enbart timpriset. Be varje utförare att redovisa antal förberedande timmar, behov av platsbesök, antal intervjuer, rapportleverans, resor och eventuell uppföljning. Ange om ni vill ha en enskild nulägesgranskning, stöd inför certifiering, leverantörsrevision eller ett återkommande revisionsprogram.

Välj utförare utifrån relevant erfarenhet av er bransch och era kriterier. Fråga även hur oberoende säkras, hur stickprov planeras, vilket underlag som lämnas efter revisionen och om ansvarsförsäkring finns. En revisionskonsult kan vara rätt för en verksamhetsnära kvalitetsgranskning, medan en revisor ofta förknippas med andra revisionsuppdrag. Kontrollera därför alltid kompetens mot just ert behov.

Beskriv projektet och jämför inkomna offerter utifrån samma revisionskriterier, omfattning och leverabler. Då blir det lättare att välja ett upplägg som passar ert kvalitetsarbete.