Hitta hjälp med arbetsgivardeklaration

Arbetsgivardeklarationen lämnas månaden efter att ersättningen har betalats ut. De allra flesta ska lämna den senast den 12:e i den efterföljande månaden. Lön som betalas ut i februari redovisas alltså normalt i deklarationen som lämnas i mars.

Det finns andra deklarationsdagar beroende på verksamhetens förutsättningar. Om ett datum infaller på en lördag, söndag eller allmän helgdag gäller i stället påföljande vardag. Kontrollera därför rätt deklarationsdag och betalningsdag i Skatteverkets information för arbetsgivare.

När du anlitar hjälp bör ni bestämma ett eget sista datum för löneunderlagen före deklarationsdagen. Lämna utrymme för frågor, kompletteringar och godkännande. Fråga också om konsulten ger dig en sammanställning av belopp att betala och om du själv ska hantera betalningen. Inlämning och betalning är två olika moment som behöver planeras.

Vilka uppgifter som ska fyllas i beror på vilka ersättningar och förmåner du har betalat ut. Börja därför med den aktuella månadens löneuppgifter, inte med att kopiera föregående deklaration. En praktisk genomgång kan delas upp så här:

• Kontrollera redovisningsperioden och vilka personer som fått ersättning.
• Gå igenom varje betalningsmottagares ersättning, eventuella förmåner och avdragna skatt.
• Stäm av uppgifterna på arbetsgivarnivå, inklusive arbetsgivaravgifter och sammanlagt skatteavdrag.
• Kontrollera om frånvarouppgifter ska lämnas i samband med deklarationen.
• Granska sammanställningen innan deklarationen skickas in och spara kvittensen efteråt.

Du hittar e-tjänsten och anvisningar för uppgifterna på Skatteverkets sida Lämna arbetsgivardeklaration. Om du vill ha hjälp ruta för ruta, be konsulten förklara hur beloppen hänger ihop med dina lönebesked. Det ger dig en begriplig kontroll även när någon annan gör rapporteringen.

Arbetsgivardeklarationen är inte samma sak som momsredovisningen. Behöver du stöd med båda delarna kan du även efterfråga momsdeklaration, men be om tydlig omfattning för respektive tjänst.

Om du inte har betalat ut ersättning eller gett ut en förmån ska du som arbetsgivare deklarera noll. En månad utan löneutbetalning betyder alltså inte automatiskt att deklarationen kan hoppas över. Kontrollera även om någon förmån har förekommit innan du behandlar månaden som en nollperiod.

Från och med redovisningsperioden januari 2025 ska arbetsgivare lämna uppgifter om frånvaro när ersättningen i individuppgiften har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Det är därför viktigt att konsulten får information om frånvaron och när den påverkat lönen.

Samla datum, typ av frånvaro och omfattning tillsammans med löneunderlagen. Om frånvaro i en månad påverkar utbetalningen först nästa månad behöver sambandet framgå tydligt. Be gärna om en återkommande checklista, så att samma information lämnas inför varje rapportering.

Priset varierar med antalet betalningsmottagare, hur färdiga löneuppgifterna är och vilka kontroller konsulten ska göra. En deklaration från ett färdigt löneunderlag är ett annat uppdrag än att först reda ut löner, förmåner och tidigare fel. Rättelser för flera månader bör därför beskrivas separat från den löpande rapporteringen.

Be om ett pris där det framgår om kontroll, inlämning, återkoppling och kvittens ingår. Fråga om uppstart, systemkostnader och kompletteringar debiteras separat och om priset anges inklusive eller exklusive moms. Vid ett löpande uppdrag är det också bra att veta vad som händer med priset när antalet anställda förändras.

Om löneuppgifterna även behöver stämmas av mot företagets bokföring, ange det från början. Jämför offerter med samma omfattning i stället för att enbart välja det lägsta angivna priset.

Beskriv i offertformuläret om du behöver hjälp varje månad, med en viss period eller med rättelser. Ange antalet anställda eller andra betalningsmottagare, vilket lönesystem du använder och om lönerna redan är beräknade. Nämn förmåner, varierande löner och frånvarohantering som kan påverka uppdraget.

Skriv vilka månader uppdraget gäller och om någon inlämningsdag ligger nära. Förklara om du vill ha deklarationen kontrollerad, färdigställd för eget godkännande eller inlämnad av konsulten. Du behöver inte lägga personnummer eller detaljerade löneuppgifter i den första förfrågan; beskriv omfattningen och kom överens om hur dokumenten ska överföras när du valt hjälp.