Hitta hjälp med fakturahantering

Fakturahantering omfattar de praktiska och återkommande momenten som behövs för att fakturor ska bli rätt behandlade och möjliga att följa upp. För leverantörsfakturor kan uppdraget börja när en e-faktura, PDF eller pappersfaktura tas emot. Uppgifter läses in eller registreras, fakturan kontrolleras, konteras och kopplas vid behov till rätt projekt, konto eller kostnadsställe. Den skickas sedan till rätt person för granskning och attest innan bokföring och betalningsunderlag hanteras enligt överenskommen rutin.

Kundfakturering utgår i stället från ett underlag, exempelvis order, tidrapportering eller levererad tjänst. Hjälp med fakturering kan omfatta att skapa och skicka fakturor, registrera inbetalningar, hantera krediter och följa upp förfallna fordringar. Bestäm särskilt vem som hanterar avvikelser, saknade underlag och påminnelser.

Fakturor behöver innehålla de uppgifter som följer av momslagens regler om fakturering. Läs Skatteverkets information om momslagens regler om fakturering när ni utformar rutiner för kundfakturor. En extern part kan utföra administrativa moment, men företagets ansvar, attestbehörigheter och betalningsmandat ska alltid vara tydliga.

Fakturahantering är en del av den löpande ekonomin och ersätter inte automatiskt bokslut, deklaration eller bredare ekonomisk rådgivning. För samordnat stöd inom fler ekonomiområden kan du även jämföra tjänster inom Redovisning och Ekonomi.

Rätt upplägg beror på fakturavolym, interna resurser och hur komplexa era rutiner är. Egen hantering passar ofta när flödet är begränsat och en person har tid och kunskap att hantera frågor löpande. Ett program eller en integration kan förenkla inläsning, distribution och attest, men företaget behöver fortfarande ansvara för regler, underlag och avvikande fakturor.

Outsourcad fakturahantering innebär att en redovisningskonsult eller byrå utför de delar ni avtalar om. Det kan exempelvis vara löpande registrering, kontering, reskontraarbete och uppföljning. Ange om uppdraget omfattar kundfakturor, hantering av leverantörsfakturor eller båda delarna. Ange också om leverantören ska arbeta i ert nuvarande system eller om en ny lösning och integration ska ingå.

Upplägg	Vem utför arbetet?	Passar när	Kostnadskomponenter att jämföra
Egen hantering	Företagets medarbetare	Volymen och attestflödet är begränsade	Personaltid, system och eventuell support
Programvara	Företaget med systemstöd	Ni vill digitalisera delar av processen	Abonnemang, användare, integrationer och utbildning
Outsourcad tjänst	Byrå eller konsult enligt uppdrag	Ni behöver avlastning eller specialiststöd	Uppstart, löpande hantering, volym, avvikelser och systemarbete

Fakturaflödet kan behöva samspela med momsdeklaration och ge aktuella uppgifter till en kassaflödesanalys.

En jämförbar offert börjar med ett konkret nuläge. Beskriv ungefär hur många fakturor ni hanterar per månad och hur de fördelas mellan kund- och leverantörsfakturor. Berätta vilka format ni använder, exempelvis e-faktura, PDF eller papper, och vilket ekonomisystem, bankkopplingar och andra integrationer som finns i dag.

Ta även med antal bolag, kostnadsställen, projekt och attestanter. För leverantörsfakturor är det relevant att nämna återkommande inköpsordrar, ordermatchning och vanliga avvikelser. För kundfakturering är det bra att beskriva var fakturaunderlagen kommer från och om påminnelsehantering, kreditfakturor eller reskontrauppföljning ska ingå.

Jämför inte enbart ett totalpris. Be varje leverantör att avgränsa uppstart, löpande handläggning, systemadministration, integrationer och arbete med undantag. En redovisningskonsult kan också hjälpa er att skilja det löpande fakturaarbetet från rapportering, bokslut och andra redovisningstjänster.