Hitta hjälp med kundreskontra

Kundreskontra är företagets detaljerade register över kundfakturor, kundfordringar och betalningsstatus. Där kan ni följa vem som ska betala, belopp, fakturadatum, förfallodatum och om inbetalningen har matchats. Reskontran fungerar som ett underlag till huvudboken och ger en praktisk bild av pengar som företaget väntar på att få in.

Processen börjar vanligtvis med att ett fakturaunderlag kontrolleras och fakturan skapas eller registreras. När fakturan är skickad bevakas förfallodagen. Inbetalningar matchas sedan mot fakturor, och avvikelser som delbetalningar, krediter eller felaktiga referenser utreds. Löpande avstämning säkerställer att kundreskontran överensstämmer med bokföring och bankflöden.

I ett löpande uppdrag kan registrering, fakturering, utskick, betalningsmatchning, påminnelsehantering, differensutredning, avstämning och rapportering ingå. Exakt omfattning varierar mellan uppdrag. Inkasso, kreditbedömning, juridisk tvist, systembyte och rättning av gamla saldon bör normalt beskrivas separat, eftersom de ofta kräver andra rutiner, kompetenser och prisvillkor.

Inget verifierat svenskt prisintervall för extern kundreskontrahantering finns i underlaget för denna sida. Kostnaden påverkas i stället av fakturavolym, antal kunder, systemintegrationer, valutor, bolagsstruktur, rapportering och kravhantering. Be om ett uppdelat offertpris för uppstart, löpande basarbete och tillägg, så går det att jämföra leverantörernas omfattning på ett rättvist sätt.

Avstämning innebär att totalsumman av öppna kundposter i reskontran jämförs med kontot för kundfordringar i huvudboken, och att relevanta betalningar kontrolleras mot banken. Differenser behöver identifieras och dokumenteras, exempelvis obokförda krediter, felmatchade inbetalningar eller fakturor med fel status. En tydlig avstämningsrutin ger bättre underlag inför periodavslut och bokslut.

Kundreskontran bör stämmas av återkommande som en del av den löpande redovisningen och alltid i samband med månads- eller periodavslut när företaget följer upp sina kundfordringar. Hur ofta beror på transaktionsvolym och risknivå. Företag med många fakturor, korta betalningsvillkor eller känsligt kassaflöde kan behöva tätare kontroll än företag med få kundtransaktioner.

En åldersfördelad kundreskontra är en rapport som delar upp obetalda kundfordringar efter hur länge de varit öppna eller förfallna. Den gör det lättare att prioritera uppföljning och se om en kund eller kundgrupp har återkommande sena betalningar. Rapporten kan exempelvis användas för interna åtgärder, kassaflödesprognoser och beslut om fortsatt kreditgivning.

Kundreskontran hanterar fordringar på kunder och följer inbetalningar till företaget. Leverantörsreskontran hanterar skulder till leverantörer och följer utbetalningar från företaget. Kundfakturor, påminnelser och kreditrisk hör därför typiskt till kundreskontran, medan leverantörsfakturor, attestflöden och planering av betalningar hör till leverantörsreskontran.

Företaget har fortfarande ansvar för sin redovisning och behöver behålla kontroll över beslut, behörigheter och uppföljning. Leverantören kan ansvara för överenskomna administrativa moment som fakturering, matchning och rapportering. Fördela särskilt ansvar för godkännande av fakturaunderlag, kreditbeslut, påminnelser, rättelser, systemåtkomst och slutlig avstämning skriftligt i uppdragsavtalet.