Hitta hjälp inom redovisning och ekonomi

Utgå från det du vill få gjort snarare än att bara efterfråga allmän ekonomihjälp. Det gör det lättare för en redovisningsbyrå att avgränsa arbetet och lämna en offert som går att jämföra.

• Bokföring: för dig som behöver hjälp att registrera inköp, försäljning och andra affärshändelser samt hålla ordning på kvitton och fakturor. Löpande bokföring avser återkommande hjälp under året.
• Bokslut: när årets bokföring behöver stämmas av och sammanställas. Fråga om arbetet även omfattar rättelser och kompletteringar.
• Årsredovisning: när du behöver hjälp med årsredovisningen, inte bara med att avsluta den löpande bokföringen. Be byrån ange om bokslutsarbetet ingår eller prissätts separat.
• Deklaration: för hjälp med deklarationen som ett separat uppdrag eller som del av ett årspaket. Ange om hjälpen gäller dig privat, enskild firma eller ett bolag.
• Momsdeklaration: när du vill ha hjälp med sammanställning och redovisning av moms. Det är en annan uppgift än företagets inkomstdeklaration.
• Lönehantering: för återkommande lönearbete. Beskriv antalet anställda och om det finns exempelvis rörliga ersättningar eller frånvaro att hantera.
• Ekonomisk rådgivning: när du vill förstå resultatet, planera verksamheten eller få stöd inför ekonomiska beslut.
• Ekonomisk förvaltning: när du söker ett bredare administrativt ekonomistöd, exempelvis för en förening eller fastighet. Beskriv vilka betalningar, rapporter och återkommande uppgifter som ska omfattas.

Fakturahantering, kundreskontra och leverantörsreskontra kan vara relevanta tillägg om det framför allt är fakturaflödet som tar tid. En kassaflödesanalys passar i stället när du behöver förstå när pengar kommer in och när de ska betalas ut.

Som ungefärlig vägledning ligger löpande bokföring för mindre företag på 1 000–5 000 kr per månad och för medelstora företag på 2 000–10 000 kr per månad. Bokslut och årsredovisning kan tillsammans kosta omkring 5 000–40 000 kr, medan deklaration för aktiebolag kan ligga på 5 000–25 000 kr. Intervallen är breda eftersom uppdragen kan skilja sig mycket åt.

Priset påverkas bland annat av antalet affärshändelser, hur väl kvitton och fakturor är ordnade, antalet anställda och hur mycket rådgivning du behöver. Handel med andra länder, flera betalningslösningar eller behov av projektrapporter kan också göra arbetet mer omfattande. Att först rätta äldre bokföring är en annan arbetsuppgift än att löpande hantera ett redan fungerande flöde.

Jämför därför inte enbart månadssumman. Ett lägre månadspris kan avse enbart bokföring, medan ett annat paket även innehåller bokslut, deklaration eller löpande rådgivning. Be alltid om besked om moms, programkostnader, startkostnader och tilläggsarbete. Summera kostnaden för samma omfattning över ett helt år innan du väljer.

En tydlig offert på redovisning ska göra det möjligt att förstå både leveransen och priset. Be om en beskrivning av arbetsmomenten, hur ofta de utförs och vilka uppgifter du själv förväntas lämna. Kontrollera också vilken kontakt och rådgivning som ingår, så att korta frågor inte blir en oväntad kostnad.

Vid fast månadspris bör det framgå vilken mängd arbete priset gäller för och vad som händer om verksamheten växer. Vid timdebitering är det bra att be om en uppskattad arbetsinsats och en rutin för att godkänna extra arbete. För ett avgränsat uppdrag, som ett bokslut, bör offerten ange vilka delar som ingår och om rättelser av bokföringen tillkommer.

Fråga även om uppsägningstid, tillgång till bokföringsmaterial och hur ett framtida byte av byrå går till. Om du redan använder ett ekonomiprogram bör du ange det direkt. Be konsulten förklara om arbetet kan fortsätta där eller om ett byte föreslås, och vilka kostnader och praktiska moment det i så fall innebär.

Beskriv i offertformuläret om du söker löpande hjälp eller ett enstaka uppdrag. Ange företagsform, bransch, ungefärlig omsättning, antal anställda och ungefär hur många kvitton och fakturor som hanteras varje månad. En uppskattning är en bra början om du inte känner till den exakta mängden.

Berätta vilket ekonomiprogram du använder, hur långt bokföringen är klar och när du vill att samarbetet ska börja. Om något är brådskande, ange vilken uppgift det gäller och när du behöver den färdig. Söker du offert på deklaration ska du också beskriva om uppdraget gäller privat deklaration eller företag och vilken typ av hjälp du behöver.

Avsluta med vad du vill göra själv och vad du vill lämna över. Ju tydligare omfattning du beskriver, desto lättare blir det att få relevanta offerter och jämföra både kostnad och innehåll.