Hitta hjälp med leverantörsreskontra

En redovisningskonsult kan sköta hela eller delar av arbetet med inkommande fakturor. Tjänsten anpassas efter hur många fakturor du får, vilket ekonomisystem du använder och vilka moment du vill sköta själv. För dig som driver ett mindre företag kan det exempelvis räcka att själv kontrollera inköpen och godkänna betalningarna, medan konsulten hanterar administrationen.

Ett uppdrag kan omfatta:

• Mottagning och registrering av leverantörsfakturor.
• Kontroll av fakturanummer, belopp och betalningsuppgifter.
• Kontering, alltså att inköpet kopplas till rätt bokföringskonto.
• Fördelning på projekt eller kostnadsställen.
• Vidarebefordran till rätt person för attest.
• Bevakning av förfallodatum och framtagning av betalningsförslag.
• Hantering av kreditfakturor och matchning av betalningar.
• Avstämning och rapportering av öppna poster.

Be att få omfattningen specificerad i offerten. Leverantörskontakter, utredning av gamla differenser och arbete med ofullständiga fakturor kan behöva avtalas separat. Om du också vill lämna över den löpande redovisningen kan tjänsten samordnas med bokföring, så att ansvar och arbetssätt hänger ihop.

Att outsourca leverantörsreskontran behöver inte innebära att lämna ifrån sig alla beslut. Ett praktiskt upplägg är att konsulten registrerar, konterar och förbereder betalningar, medan du eller en utsedd medarbetare kontrollerar leveransen och godkänner utbetalningen. Du kan också börja med ett begränsat uppdrag, exempelvis avstämning eller hjälp under en arbetstopp.

Inför starten bör ni komma överens om vem som svarar på frågor, hur snabbt fakturor ska granskas och vem som tar över vid frånvaro. Bestäm också hur påminnelser från leverantörer, felaktiga belopp och saknade inköpsunderlag hanteras. Annars finns risken att fakturor blir liggande trots att registreringen fungerar.

Fråga om konsulten kan arbeta i ditt befintliga ekonomisystem. Om ett systembyte föreslås bör offerten förklara hur leverantörsregister, öppna fakturor och tidigare betalningar förs över. Du bör även få veta hur du får tillgång till informationen under uppdraget och vid ett eventuellt avslut.

Priset varierar med fakturavolymen och hur mycket arbete varje faktura kräver. Ett digitalt flöde med återkommande leverantörer och tydliga attestvägar är ofta enklare att hantera än fakturor som kräver manuell komplettering, flera godkännanden eller fördelning mellan många projekt.

Be om en offert där prismodellen framgår: per faktura, per arbetad timme eller som en fast månadsavgift. Vid fast pris är det viktigt att veta vilken volym som ingår och hur extraarbete debiteras. Kontrollera också om systemkostnader, fakturatolkning, leverantörskontakter och löpande avstämning ingår.

Skilj på uppstart och återkommande arbete. Import av register, inställning av attestflöden och genomgång av gamla obetalda poster kan påverka startkostnaden. Be därför om separat prissättning för dessa delar. Jämför inte heller enbart pris per faktura: en tjänst som slutar efter registreringen har en annan omfattning än ett uppdrag som även innehåller betalningsförslag och avstämning.

Beskriv ditt behov i offertformuläret så konkret som möjligt. Ange ungefär hur många leverantörsfakturor du får per månad, vilket ekonomisystem du använder och om fakturorna kommer digitalt eller behöver registreras manuellt. Nämn även om det finns utländska leverantörer, flera valutor eller fakturor som ska fördelas på olika projekt.

Förklara vilka moment du vill ha hjälp med och vilka du vill behålla själv. Ta med önskat startdatum, vem som attesterar och om gamla fakturor eller differenser behöver redas ut. Med samma uppdragsbeskrivning blir det lättare att jämföra offerternas innehåll, ansvarsfördelning och totala kostnad.