Hitta hjälp med löpande bokföring

Ett vanligt uppdrag omfattar att gå igenom kvitton och fakturor, välja rätt bokföringskonton, registrera affärshändelser och stämma av bokföringen mot företagets bankkonto. Konsulten kan också följa upp saknade underlag och ta fram resultat- och balansrapporter. Be om en genomgång av rapporterna om du vill förstå vad siffrorna betyder för verksamheten.

Du kan lämna över hela arbetet eller sköta vissa moment själv. Ett upplägg är att du fakturerar kunder och laddar upp kvitton, medan konsulten kontrollerar, bokför och stämmer av. Ett annat är att du bokför själv och köper regelbunden kontroll. Arbetsfördelningen bör vara tydlig från början så att inget faller mellan stolarna.

Förutsätt inte att alla ekonomitjänster ingår i månadspriset. Hjälp med momsdeklaration, löner, bokslut och deklaration behöver specificeras i offerten. Fråga också om programlicens, support och kortare rådgivning ingår eller debiteras separat.

Som ungefärlig prisbild kan en enskild firma med cirka 20 verifikationer per månad kosta 500–1 500 kr per månad. För ett mindre aktiebolag med omkring 50 verifikationer är ett riktvärde 2 000–4 000 kr per månad. Vid 100 eller fler verifikationer ligger en ungefärlig nivå på 4 000–7 000 kr per månad, men större eller mer komplicerade uppdrag kan kosta mer. Timpriser ligger ungefär på 500–1 200 kr.

Priset varierar med antal affärshändelser, hur ordnat materialet är och vilka tjänster som ingår. Utländska betalningar, flera betaltjänster, löner och extra rapportering kan öka arbetstiden. Detsamma gäller om konsulten behöver reda ut äldre perioder innan det löpande arbetet kan börja.

Fast månadspris ger bättre förutsägbarhet när volymen är stabil. Kontrollera vilken mängd arbete priset omfattar och vad som händer om den överskrids. Timpris kan passa när behovet varierar, men be då om en uppskattad tidsåtgång och återkoppling innan större extraarbeten påbörjas. Be alltid att offerten anger om moms ingår och skiljer mellan återkommande kostnader och startkostnader.

Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbetsdag och att övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Det finns möjligheter att senarelägga bokföringen under vissa förutsättningar. För övriga affärshändelser kan bokföringen exempelvis senareläggas till senast 50 dagar efter månadens utgång, förutsatt att verifikationerna hålls samlade och ordnade.

Kom överens med konsulten om en rutin som passar både reglerna och ditt behov av aktuella siffror. Bestäm när kvitton ska lämnas, vem som följer upp saknade fakturor och när du får rapporterna. Att lämna material regelbundet gör det lättare att upptäcka oklarheter medan du fortfarande minns inköpet eller betalningen.

Du ansvarar för att bokföringen är korrekt även när du anlitar hjälp. Därför är det viktigt att förstå vad konsulten gör, svara på frågor och kontrollera att det överenskomna arbetet blir utfört.

Med faktureringsmetoden bokförs kund- och leverantörsfakturor när de skickas eller tas emot. Betalningen bokförs sedan som en separat affärshändelse. Det ger en löpande bild av både obetalda kundfordringar och leverantörsskulder.

Kontantmetoden innebär att fakturorna normalt bokförs när de betalas. Företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får använda metoden. Vid räkenskapsårets slut ska även obetalda fakturor tas med i bokföringen.

Ange vilken metod du använder när du begär offert, om du känner till den. Är du osäker kan konsulten hjälpa dig att reda ut hur bokföringen är upplagd. Metoden påverkar arbetsflödet, men den ersätter inte behovet av att samla och ordna fakturor och kvitton.

Den löpande bokföringen följer affärshändelserna under året. När räkenskapsåret avslutas sammanställs och kontrolleras bokföringen i ett årsbokslut eller en årsredovisning. Vilken avslutning som behövs beror på företaget.

Ett avtal om löpande bokföring betyder inte automatiskt att arbetet vid årets slut ingår. Vill du samla tjänsterna hos samma konsult, be om ett pris som tydligt visar både månadsarbetet och hjälpen med bokslut. Om uppdraget också ska omfatta årsredovisning, ange det separat.

Fråga gärna hur avstämningarna under året förbereder arbetet inför bokslutet. Regelbunden uppföljning kan minska mängden frågor som annars samlas till årets slut.

Beskriv bolagsform, verksamhet och ungefärligt antal kvitton och fakturor per månad i offertformuläret. Ange vilket bokföringsprogram du använder, om du har anställda och om handeln omfattar utlandet. Skriv även vilka arbetsmoment du vill fortsätta sköta själv.

Ta med önskat startdatum och berätta om bokföringen är uppdaterad eller om äldre perioder behöver göras först. Specificera om momsdeklaration, löner, bokslut, deklaration och rådgivning ska ingå. Då blir det lättare att få en offert som motsvarar ditt faktiska behov och att jämföra både pris och innehåll.